Quản Lý Logictics

Mục tiêu: Quản lý toàn bộ chuỗi vận hành từ nhập khẩu đến phân phối hàng hóa sữa, bao gồm cả kiểm soát tồn kho tại cấp Nhà Phân Phối, Đại lý và Cửa hàng, đảm bảo luân chuyển hàng hóa hợp lý, hạn chế tồn kho lâu ngày, kiểm soát hạn sử dụng và tối ưu hoá doanh số thị trường.

1. Quản lý nhập khẩu sản phẩm sữa

• Làm việc với nhà cung cấp quốc tế để nhận booking, lịch tàu, kế hoạch sản xuất và xuất hàng;
• Chuẩn bị và kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu: Invoice, Packing List, Bill of Lading, Certificate of Analysis, Health Certificate...;
• Phối hợp với đơn vị logistics quốc tế (forwarder) và đại lý hải quan để thực hiện khai báo hải quan, thông quan hàng hóa;
• Theo dõi tiến độ vận chuyển từ nước ngoài đến cảng Việt Nam (ETD, ETA), cập nhật kế hoạch giao hàng nội địa.

2. Quản lý kho nội địa – Xuất nhập tồn

• Kiểm tra tình trạng hàng nhập về kho: kiểm tra số lượng, tình trạng bao bì, hạn sử dụng;
• Đảm bảo quy trình nhập kho, lưu kho theo tiêu chuẩn an toàn thực phẩm (ATTP);
• Theo dõi lượng tồn kho tối ưu, đề xuất lịch nhập hàng phù hợp với nhu cầu bán hàng.

3. Vận chuyển và phân phối nội địa

• Sắp xếp kế hoạch giao hàng tới kho trung tâm, đại lý, nhà phân phối.
• Phối hợp với nhà vận chuyển nội địa để đảm bảo giao hàng đúng lịch, xử lý sự cố phát sinh (hàng lỗi, giao thiếu, giao chậm).

4. Chứng từ và đối soát chi phí

• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ nhập khẩu, bộ chứng từ logistics, hồ sơ vận chuyển;
• Đối soát công nợ logistics (phí vận chuyển quốc tế, phí local charges, phí lưu kho, lưu bãi);
• Báo cáo chi phí logistics – nhập khẩu hàng tháng cho bộ phận Kế toán hoặc Quản lý.

5. Phối hợp và cải tiến vận hành

• Phối hợp với phòng Pháp lý/Regulatory để chuẩn bị hồ sơ thông quan sản phẩm đúng quy định ATTP Việt Nam.

Đề xuất giải pháp tối ưu thời gian nhập hàng, giảm chi phí logistics tổng thể.

1. Quản lý vận hành kho trung tâm

• Kiểm soát nhập – xuất – tồn tại kho tổng công ty;
• Đảm bảo nhập kho, lưu kho, xuất kho theo đúng quy trình ATTP ngành sữa;
• Định kỳ đối soát tồn kho thực tế và hệ thống.

2. Quản lý tồn kho cấp phân phối (NPP, Đại lý)

• Thu thập dữ liệu tồn kho định kỳ từ các Nhà Phân Phối, Đại lý (hàng tuần/tháng);
• Phân tích lượng tồn, tốc độ bán ra (sell-out) để cảnh báo tồn kho cao, hàng cận date;
• Đề xuất chương trình hỗ trợ bán hàng, luân chuyển hàng hóa để xử lý tồn kho cận hạn;
• Lập báo cáo tồn kho thị trường gửi định kỳ cho Phòng Kinh doanh, Sản phẩm.

3. Quản lý luân chuyển hàng hóa

• Phối hợp với bộ phận Sales/CSKH để triển khai điều chuyển hàng giữa các NPP/Đại lý nhằm tối ưu tồn kho;
• Xây dựng kế hoạch nhập hàng cho từng NPP dựa trên tốc độ bán và kế hoạch sell-out;
• Giám sát thực hiện chính sách First Expired First Out (FEFO) tại cấp phân phối.

4. Kiểm soát và phòng ngừa rủi ro

• Theo dõi hàng hóa gần đến hạn sử dụng để chủ động xử lý;
• Hạn chế tối đa trường hợp hàng hết hạn, phải thu hồi;
• Tham gia kiểm kê thực tế tại các kho NPP/Đại lý khi cần.

5. Quản lý chứng từ và hệ thống

• Chuẩn bị, lưu trữ hồ sơ giao nhận, điều chuyển nội bộ giữa công ty – NPP – Đại lý;
• Cập nhật số liệu trên phần mềm ERP hoặc báo cáo Excel, đảm bảo tính chính xác;
• Phối hợp với bộ phận Kế toán/Kinh doanh để đảm bảo đối soát hàng hóa đúng thời hạn.